Flottenmanagement – Alles flott?

  ( Fabian | Xmatik )

Truck - Freight transportationUnter Flottenmanagement wird gemeinhin das aktive Bewirtschaften der eigenen Fahrzeugflotte verstanden. Die Flotte kann dabei gleichermassen nur aus LKWs oder PWs sowie auch in gemischter Form bestehen. Was bedeutet nun aber aktives Bewirtschaften? Einerseits geht es darum, die administrativen Prozesse, auch Workflows genannt, rund um die Fahrzeugflotte softwaretechnisch abzubilden und anderseits die Kosten, von der Anschaffung über den Unterhalt, welche so eine Flotte fortlaufend verursacht, transparent und tagesaktuell ausweisen zu können. Das Modul „Flottenmanagement“ aus unserem Kernprodukt Xtrans, der Softwarelösung für das Transportmanagement, erfüllt genau diese Anforderungen.

Einerseits lassen sich damit die Prozesse, welche im Zusammenhang mit der Anschaffung, der Verwaltung, dem Unterhalt und dem Verkauf von Fahrzeugen anfallen, softwaretechnisch abbilden, sodass dann sämtliche Anwender immer genau die gleichen Arbeitsabläufe durchführen und somit nichts vergessen geht. Sowohl die Prozesse als auch die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses lassen sich dabei individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Per Knopfdruck lassen sich jederzeit die offenen Prozesse am Bildschirm anzeigen, damit sich die Anwender einen Überblick über die anstehenden Aufgaben machen können. Mit sogenannten Zuständigkeitseinheiten lassen sich die Prozessschritte berechtigungstechnisch so steuern, dass gewisse Prozessschritte nur von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden können. Die Prozessüberwachung als solches weist zudem auch auf die fälligen Fahrzeugservices hin. Per Knopfdruck lassen sich daraus automatisch entsprechende Werkstattaufträge generieren und zur Weiterbearbeitung an die eigene oder eine externe Werkstatt überweisen.

Mehr Win-win-Situationen durch vereinfachte Kostenkontrolle

Flottenmanagement-01Anderseits können mit Hilfe des Flottenmanagements sämtliche Kosten festgehalten werden. Dies zieht sich von den Anschaffungskosten über die jährlichen Fixkosten bis zu den laufenden, variablen Kosten. Unter Fixkosten verstehen sich beispielsweise die Kosten für Versicherungen, Strassenverkehrsgebühren, Abschreibungen, etc. Die variablen Kosten bestehen zum Beispiel aus den Kosten für Treibstoff, Services und Reparaturen, etc. Die Gesamtkosten ergeben sich dann aus der Summe der Fixkosten und der variablen Kosten. Mit zahlreichen Auswertungen, wie unter anderem einer Kostenanalyse, lassen sich die wichtigsten Kennzahlen ermitteln. Dies können zum Beispiel folgende Grössen sein: Gefahrene Kilometer, Durchschnittsverbrauch, Kosten pro Kilometer, CO2-Ausstoss, Flottengrösse, Flottenwert, Gesamtkosten, etc. In Kombination mit dem Modul „Fakturierung“ wird die Kostenanalyse automatisch in eine Kostenleistungsanalyse umgewandelt. Dabei werden die Kosten gemäss dem Flottenmanagement den fakturierten Umsätzen aus der Fakturierung gegenübergestellt. Anhand einer einzelnen Zahl, nämlich der Differenz aus Kosten und Ertrag, lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Fahrzeuge sich rentieren und welche allenfalls unterbelastet sind.

Auch für kleinere Flotten ideal

Letztendlich lohnt sich ein aktives Flottenmanagement für jede Unternehmensgrösse. Wobei die softwaretechnische Abbildung der administrativen Prozesse eher in grösseren Unternehmen zur Anwendung kommt, erweist sich eine transparente Auswertung der Kosten bereits ab einer Flotte mit einigen, wenigen Fahrzeugen als absolut empfehlenswert. Nur wer die Ursache, respektive die Herkunft der jeweiligen Kosten kennt, kann über deren allfällige Einsparung oder Optimierung nachdenken.

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Mehr Informationen zur Softwarelösung unter www.xmatik.ch/xtrans.

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