Gewusst wie: Neue Fahrerkarten und Fahrzeuge archivieren

  ( Abele | Xmatik )

FahrtschreiberkartenAlle 5 Jahre bekommen Chauffeure eine neue Fahrerkarte. Nicht selten treten bezüglich der Archivierung Fragen auf, zum Beispiel wie mit der alten Fahrerkarte umzugehen ist. Wir geben Ihnen wichtige Hinweise, um Datenverlust und Konflikte zu vermeiden.

Wichtig ist: Aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren dürfen die alten Fahrerkarten nicht etwa gelöscht werden. Die gute Nachricht: Xtacho macht im Idealfall alles von selbst. Sie müssen die neue Fahrerkarte nur archiveren. Wenn nun der Name des Fahrers auf der neue Fahrerkarte mit dem auf der bereits registrierten Fahrerkarte übereinstimmt, wird sie automatisch beim entsprechenden Fahrer angelegt und die alte Karte wird auf inaktiv geetzt (ausgenommen Xtacho-Versionen, die älter als Xtacho 1.09.00f sind). Stimmt der Name jedoch nicht überein, wenn auf der neuen Karte zum Beispiel auch der zweite Vorname angegeben ist, muss vor der Archivierung zunächst der Name im Personalstamm angepasst werden. Andernfalls wird eine neue Person angelegt und die Daten müssen später zusammengeführt werden.

 Neues Fahrzeug erfassen

Wenn Sie ein neues Fahrzeug anschaffen und das Kennzeichen eines bereits vorhandenen Fahrzeugs wiederverwenden, führt dies beim Archivieren zunächst zu einer Konfliktmeldung, dass das Kennzeichen bereits vorhanden, aber die Chassisnummer nicht übereinstimmend ist. Hier empfiehlt es sich, das Kennzeichen beim “alten Fahrzeug” im  Fahrzeugstamm umzubenennen, von z.B. ZH 108130 auf ZH 108130_ALT. So kann Xtacho erkennen, dass es sich um ein differentes Fahrzeug handelt, das neu angelegt werden muss.

Hat man für zwei Fahrzeuge eine Wechselnummer, muss man in den Xtacho Systemeinstellungen unter -> Stammdaten ->Fahrzeuge den Haken setzen bei „Chassisnummer für eindeutige Identifizierung ausreichend“. So lassen sich Konflikte vermeiden und eine gesetzeskonforme Archivierung ist gewährleistet.

Bei allfälligen Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Ihr Supportteam

 

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